県内企業におけるデータ活用の取り組み例

県内のある放送業の企業では、社内に業務仕様書や既存資料、問い合わせ履歴などの情報が蓄積されている一方で、必要な情報をすぐに見つけにくく、現場で十分に活用しきれていないという課題がありました。そこで今回の取り組みでは、社内データを再活用しやすい形に整理し、業務効率化や教育・引継ぎに活かす方向性を検討しました。

取り組みの概要

業務仕様書、問い合わせログなどの社内データを対象に、RAG（検索拡張生成）を活用して、必要な情報を検索・参照しやすくする方法を整理しました。特に、業務仕様書やマニュアルは情報として保管されていても、「どの場面で、どの資料を見ればよいか」が分かりにくいことが課題となっていたため、社内データを再利用しやすい形に整え、日常業務の確認や教育・引継ぎに役立てることを目指しました。

データ活用によって見えてきたこと

今回の整理を通じて、これまで個別に探していた社内情報を、必要に応じて横断的に参照できる形へと見直す方向性が見えてきました。その結果、これまで1件あたり約15分を要していた業務確認について、約5分程度まで短縮できる見込みが立ち、業務効率化が期待されます。

また、問い合わせログを分析することで、全体の約6割前後を占める頻出課題を把握し、どのテーマから優先的に改善すべきかを整理できる見通しも得られました。さらに、担当者ごとに負担が偏りがちだった説明や教育の業務についても、一定の標準化を進めることで、負担軽減につながる可能性が示されました。

図：社内データ×RAG活用イメージ

今後に向けて

今後は、こうした仕組みを継続的に活用しながら、検索しやすさや使いやすさを高めていくことが期待されます。また、日々蓄積される情報もあわせて整理していくことで、属人的になりやすい業務知識の共有や、教育・引継ぎのしやすさ向上にもつながると考えられます。

まとめ

日々多くの資料や問い合わせ対応が発生する業務においては、社内にある情報を必要なときにすぐ使える形にしておくことが重要です。今回のように、業務仕様書や問い合わせログなどの既存データを再整理し、検索・参照しやすい形にすることで、業務確認の効率化や教育負担の軽減につなげることができます。
こうした取り組みは、AIや検索技術を活用しながら、社内に蓄積されたデータの価値を高めていく実践例のひとつといえます。まずは身近な業務課題から小さく始め、現場で使える形へ落とし込んでいくことが、継続的なデータ活用の第一歩になります。
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